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今天來幫大家檢測一下,你們的時間管理到底做的正不正確?

因為一般人在看行事曆或安排工作時,常常想的是現在我要完成哪些事、哪些客戶的提案很趕要優先完成,只想著這段時間該做什麼事。但多數人會忽略的,就是你不該用「時間」來安排工作,而是該從你「當下的狀態」來調整自己現在該做什麼事情。

你就想想看,你才剛開完一場耗盡精神和體力的冗長會議,一回到座位上,你就因為想著後天就要跟客戶見面,逼自己要馬上進到專心狀態趕工給客戶的提案,你可能會覺得注意力很難集中,在這種情況下,工作效率當然不會好到哪裡去。

這其實就是時間管理方式出了問題,因為你訂出了時間,排出了工作內容,卻沒有把工作情境考慮進去。

但像這樣一直無法好好專心,想專心的時候又精神不佳,後果是什麼?

工作者每天進入心流的時間,平均不到 30 分鐘!

根據心流基因體計畫研究主持人史蒂芬‧科特勒(Steven Koltler)的研究指出,每位商務人士一天平均只有 5% 的時間可以進入心流狀態,假如一天工時是 8 小時,等於只有不到 30 分鐘的時間可以處在這種全神貫注到忘我的程度。

更何況,假如你根本沒有完整的時段,可以靜下心來好好做事,那你可能一天連擁有這短短不到 30 分鐘進入心流的機會都沒有,所以,如何做對時間管理,營造出可以認真的環境,對於提高工作效率和生產力就變得很重要。

跟大家分享,你可以記住兩個原則:

1.盤出待辦事項集中管理

首先,你可以把未來一週要完成的工作項目盤出來,例如要開幾場會議、和客戶見幾次面、有幾份企劃案要交等等。

通常,像是討論、開會這種比較偏溝通、人際往來類的工作,因為這是會需要配合對方的時間才能進行的,所以可以盡量集中在一起,甚至乾脆就安排在同一天,讓自己那天就集中火力把客戶、老闆等各種要溝通、會面的事情搞定。

那麼,在這些時間之外 你就有相對完整的時段可以留給自己,能夠好好專心做自己該做的事情。

所以說不定,你的行事曆不該是出現:今天要開 3 場會、生出 2 份企劃案,而是「今天是和人碰面交流的日子」「今天是埋頭工作的專心日」之類的主題行程。

2.根據當下「狀態」調整「時間管理」計畫

當然,事情不可能都跟你預想的一樣順利,很可能會有突發狀況或你誤判了自己可負荷的程度,所以你要記住的另一個原則,就是按照計畫進行的同時,也要根據當下真實狀態做彈性調整。

例如你本來以為自己週五的跨部門會議會很燒腦,無法處理太多正事,所以只安排了收發 email 或月底請款的行政工作給自己,想說比較麻煩的事情,就先紀錄下來,之後再一併處理。

結果發現自己開完會後,精神異常地好,完全處在很有衝勁的狀態,那你就可以開始調整你原先的計劃,把需要高度專注力的工作,例如統整報表、回覆重要郵件、擬定企劃架構這些比較複雜、需要思考的事情 挪到現在來做。

相反地,如果是本來要讓自己專心工作的時段,結果發現自己精神渙散、太累無法專心,那就不要死撐活撐逼自己繼續做那些很耗腦的事情,你大可以把重要的工作往後延,把剛剛提到的 例如請款、收發信件這些相對單純的行政庶務提前處理。

但要注意喔!你在這自由調配的過程中,千萬要記得你的原始目的,並不是叫你一覺得累就轉去做毫無生產力跟無意義的工作,而是希望你記住,自己不是只有全力以赴的需要,也有努力休息的權利,這樣才能讓你的工作效率和生產力維持在最佳狀態。

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我是愛麗絲,聽出軟實力,我們下次見。


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