今天帶大家轉換一下身分,談談公司的 HR(人資)最重要的任務之一:教育訓練。

假如你是一般基層工作者,不知道有沒有經歷過,看到人資 booking 你的時間,說要上課,強化你的工作技能,第一時間腦中只想翻白眼覺得浪費時間的行為又來了,因為人資根本不懂你的需求,上了課也沒用,把時間省下來讓你好好工作還實在一點。

或是你位階比較高,是比較資深的員工甚至是團隊中的小主管,那你可能不是聽課者,是被人資邀請成為授課者的人,心裡可能更不是滋味,覺得要處理的事情、要做的決策已經夠多夠心煩了,還又多加一個大家好像都不是很喜歡、也不期待的任務給我,是瘋了嗎?

我得誠實說,我自己身為廣大基層員工的一份子,真的很常聽到諸如此類的抱怨。

但以前我也說不出個所以然來,為何公司明明是替自己著想才做了這些規劃,但感受會這麼差,後來我剛好是在看管理雜誌《Chief Learning Officer》探討到這個現象,才終於解惑。

原來,透過觀察身邊同事每次聽到要進行教育訓練的反應,你大概可以從多數人的表情是開心、期待,還是面露沮喪、百般不願意,來判斷人資到底做得成不成功。

通常,如果偏向我剛提到的不開心、覺得煩、不想上課這樣的負面情緒,其實很可能是因為人資忽視了「時間的機會成本」

因為今天人資特地邀請資深員工擔任講師,分享工作方法或管理心得,這其實意味著他為了幫助同事成長,不只要犧牲自己寶貴的工作時間上課,還要花額外的時間準備課程內容;那對於來上課的員工,可能也因為抱持著「課程內容不是我想聽的」消極心態,只覺得會耽誤到工作進度。

可是,當人資或企業主不懂得換位思考,忽視了「時間」是有機會成本,就會導致提供學習機會的善意,被視為打斷工作的無禮行為,不僅員工不想參加,連部門主管都不支持。

那怎麼做會比較好呢?

首先這非常仰賴雙向溝通,因為一個成功的教育訓練,是要讓員工知道你不會浪費他們時間,而他們的上司則需要看到,讓部屬去上課的好處大過他們這段時間無法工作的代價。

這其實很考驗人資事前的溝通及觀察能力,人資除了透過問卷調查彙整各方意見、實際工作瓶頸之外,他要進一步釐清員工對於專業知識、能力等方面的需求外,也要讓資深員工及主管充分了解這樣的課程未來可以減輕他們日後多少管理功夫、省去多少次反覆提醒的機會,甚至能提早培養組織面對未來市場競爭所需要得技能,這樣才能讓課程對症下藥,發揮最大綜效。

所以簡單來說就是,要讓所有付出者看到未來的價值,理解這是暫時的善意打擾。

另一方面,如果想要增加組織上下的集體參與度,你可以參考星巴克或一些連鎖品牌的做法,他們會用關店的方式來進行內訓,讓每個人都能各司其職地參與培訓,這樣的做法雖然會犧牲當天的營收,但好處是,新進員工可以獲得更全面的指導,資深員工也可以完全放下手邊工作,適時給予一對一教學,那這樣透過現場實際操作傳授實務技巧,效果會更好。

當學習計畫的擬定,可以被理解成是有助於整體工作進行的「善意打擾」,員工才可能心甘情願地把時間交給你安排,即使你不得不打斷他們工作、造成一時的不方便,他們仍願意積極參與。

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我是愛麗絲,聽出軟實力,我們下次見。

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參考資料 / Pardon the Interruption|Chief Learning Officer