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 今天我們要來討論的主題,就是該如何應付那些生活中令你感到煩躁的瑣事。

不知道大家有沒有這樣的感覺,你明明一整天8小時好像都很努力的工作,但下班前回頭想想卻好像沒有完成什麼重要任務,於是你仔細了回想一整天做了什麼,才驚覺原來時間被一堆舉凡看信回信、整理文件的雜事一點一滴的吃掉了。

但先別擔心,其實不是只有你有這樣的困擾,許多研究也都已經證實這件事。美國電腦科學教授,同時也是暢銷作家Cal Newport 就提出,人們的工作其實可以分為「深度工作」以及「淺薄工作」,所謂的深度工作力,是指能夠專注於高認知需求的任務,並且用短時間創造巨大的成果。但同時,Cal Newport 也分析,現代社會充斥著各種令人分心、降低生產力的刺激,像是手機上FB跳出的推播通知,還有像生活中回覆電子郵件等瑣事。


但接著我們進一步要討論的就是,如果想要降低這些瑣事造成的分心,到底該怎麼做?

很多人第一直覺可能是,那就把這些令人分心的瑣事完全從生活中移除!聽起來非常的有道理,但仔細考量一下實際情況,一份工作或任務有可能完全沒有比較瑣碎、產值較低的內容嗎?結果大家應該都心知肚明吧。另外也要提醒的是,先不討論現實狀況,以一個人的工作狀態來說,其實也不太可能一整天都從事深度工作。深度工作雖然產值高、成就感也高,但其實也很容易疲倦,研究顯示,一般人其實很難處在深度工作狀態連續四小時,一旦超過效率也隨之降低。


所以我們應該做的,其實應該不是完全排斥生活中所有的瑣事,而是在正面迎擊的同時,想辦法降低被瑣事干擾的程度。以下就來和大家分享幾個實用的步驟。


步驟1:量化各項工作淺薄程度

第一個步驟,就是先把自己手邊的工作進行分類,並且透過量化釐清工作的淺薄程度。量化的項目可以包含需要投入的時間、帶來的效益、工作的挑戰性、需要專心的程度等等。接著,就可以了解平常做的事哪些是需要專注投入大量心力,並且能夠帶來高產值的事,例如可能是撰寫產業分析、寫稿、與客戶談判等等;以及有哪些是日常例行需要處理,但其實產生的效益較低,難度相度也較低,像是回覆例行的電子郵件、處理文件、打逐字稿、與客戶確認流程細節等等。


步驟2:規劃投入淺薄工作的時間比例

將工作分類後,下一步就是盤點擁有的工作時間,並且分配出不同類型的工作所佔的時間比重。剛剛有提到,最理想的狀況絕對不是一天八小時只做深度工作,因為人並沒有辦法維持這麼久的高度專注力,隨著你的專注度下降,效率也將低,其實還不如把時間花在一些相對「無腦」、「簡單」的例行公事上。但如果8小時從事的都是瑣碎、簡單的工作,對於發揮工作效益、展現自我價值就相當不利,也不是好狀態。

因此,我們必須要規劃出屬於自己的時間比例,根據不同的職位、不同人的個性以及身心狀態,效益最高的比例其實會稍有不同。建議可以依照自己的工作項目以及過去工作的狀態來規劃。另外,在規劃完時間後,建議也可以和直屬主管討論,確認這樣的工作安排是否符合公司的需求以及期望;得到確認後,其實也可以避免主管或同事老是丟雜事請你處理唷。


步驟3:利用深度工作的緩衝時間處理瑣事

最後一個步驟,就是實際進到每日的時間安排流程。如果你覺得時間安排就是把事情項目塞進每日的行程,那你可能就錯了!好的時間安排,絕對可以讓你的工作效率大幅提升,也能隨時留意是否有進度落後的狀況發生。舉例來說,有些人早上時段總是顯得昏昏欲睡,如果把極度需要專注力的工作安排到早上,可想而知效率一定很差,甚至會拖延下午的進度。像這種人的早晨就很適合把不用動腦的瑣事處理完,下午全力衝刺其他任務。

另外,研究已經顯示,人類常常會高估自己完成任務的效率。因此在安排時間時,如果是難度比較高的任務,其實會建議在預估完成的時段之後,再額外抓一段緩衝時間,確保任務能完成。而如果準時在原本的時間內完成,緩衝時間也不浪費,可以直接挪用作為淺薄工作的處理時間,達成時間效益!


今天的分享就到這邊,希望大家都可以有收穫唷!

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