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從今天起,會連續幾天來和大家聊聊職場溝通,對於很多人來說,無論是剛進公司的菜鳥,或是已經待一段時間的老鳥,都還是覺得職場溝通是一門大學問。根據調查,溝通、人際調查對於上班族造成的壓力與焦慮,甚至超過工時、工資等其他條件。

雖然以我自己的經驗,每間公司其實都有不同的文化,同事們溝通的形式、氛圍也大不相同。但如果我們回到溝通是為了有效傳遞資訊這個目的,還是可以整理出幾個大家常常會犯的溝通地雷。

只要避開這些地雷,其實就能有效提升溝通效率,也避免因溝通不良造成各種誤會。


第一個錯誤,就是對著正確的人,卻講了錯誤的內容。

有些人會覺得「見人說人話,見鬼說鬼話。」太八面玲瓏,但事實上,溝通的目的之一其實正是滿足聽者的需求,因此,想要有效溝通,辨別不同對象並選擇正確的主題、內容非常重要。

想像一個情境,工程師對著完全不懂程式的人資主管解釋系統如何使用,但卻使用了許多專業的術語,雖然他花了很多心力解釋,聽的人卻一知半解,彼此的時間就這樣被浪費了。

要避免無效的溝通,就應該有意識地思考與判斷判斷:

  1. 在場與談的人都是哪些人?

  2. 他們的背景是什麼?

  3. 他想聽到什麼?

  4. 怎麼溝通最有效率?

例如你是在小部門的會議中,因為大家對於彼此的工作內容可能比較熟悉,你就可以運用比較多專業的術語,與同事深度地討論;但如果是處在一場跨部門的會議,你可能就需要先思考,參與會議的有哪些人?他們對你的工作內容有多少了解?並且盡可能把重點放在需要跨部門協調的事情上。

另外要特別注意的是,適時調整說話的內容,除了是對聽者的貼心,也是為了讓溝通更順利;因此,請記得尊重每個人的背景和專業,千萬不要因為他不了解你的專業,就誤以為他沒有任何專業,或是直接放棄溝通。


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第二個常見的錯誤是,一被挑戰就先替自己辯解,完全聽不進別人的話。

有些人一聽到不中肯的話,立刻覺得很受傷、很生氣,覺得別人都沒看到自己的努力,甚至出現明顯的防衛狀態,急著辯解、證明自己是對的。

這樣的反應,其實是人類很自然會有的反應;但是這樣的反應,可能造成幾個可怕的結果,像是別人將你貼上「情緒化」的標籤,影響你日後在職場的專業形象。你只顧著辯解與反擊,沒有聽懂別人對你提出的建議,最終問題依然存在。而最可怕的是,瞬間將現場轉為競爭對立的狀況,別人會更想捍衛自己的立場,最終變成爭輸贏,對於整體團隊一點幫助都沒有。

那應該要怎麼做呢?可以記住以下幾個步驟:

  1. 無論被挑戰的內容到底合不合理,都先保持冷靜,記住,重點是溝通,而不是和別人吵架。

  2. 釐清對方說了什麼,判斷是不是其實有道理,還是真的是惡意的批評。

  3. 覺得心有不甘想要辯駁前,先感謝對方提出的建議。像是你可以說:「謝謝你提出這方面的觀點,A部分我覺得有道理,但B部分我想要補充解釋......」

記住,同事們其實都是你重要的合作夥伴,一定要保持理性有效的溝通。


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我人很好,不想跟別人一般見識
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蔣爵安
星期六
看人說話,尊重他人的立塲,將獲有双赢的立塲。
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