又到了週日的晚上,今天我們就來上進的延續前幾天的主題,聊聊該怎麼精進自己的商用英文。

上一集,我們聊到十多年海外業務經驗的Jeff 分享,一般人在面對商用英文時常會有的3大迷思,而其中最核心的觀念,就是理解到學習語言最核心的目的,其實是要能與人溝通,在商用英文的場合更是如此。舉例來說,我們可能會很在意自己的發音是不是夠標準,或是自己的文法正不正確,Jeff 説,這些的確都很重要,但他覺得更重要的應該是你要能用精準的文字、句子呈現自己的想法。


今天,我們延續上次的內容,進一步聊聊怎麼把道地、精準的商用英文運用在實際工作場合。一般人會使用到商用英文的場合,包含了開會、談判、電子郵件,或是接待客戶,和客戶聊天寒暄、帶他認識台灣文化等等。不同的場合、業務內容,甚至外國客戶是來自哪個國家,其實都會影響到說話的內容,但如果以整體溝通來看,其實還是有一些原則或標準可以依循。

採訪時,Jeff 也以商用英文最常見的情境之一「電子郵件」分享一些要點,針對一般人在寫作時,如果希望寫出用詞精準、吸引人的信件,有哪些重要原則?又有哪些需要特別避開的地雷?


重點1:不只是寫信,請思考目標


Jeff 首先提醒,英文信件的內容本身是最核心的關鍵,你必須先思考好本封信要溝通的重點到底是什麼,接著再撰寫內容。好的信件內容不只達成溝通目的,更會讓閱讀信件的人覺得賞心悅目,進而對你的評價提升。


而想要確認信件的內容好不好,Jeff 建議可以套用一位教授提出的郵件寫作架構MACJ 來檢視。也就是M (madman,狂人)、A (architect,建築師)、C (carpenter,木匠) 和J (judge,法官)。這個架構是說,當你要寫文章或是信件的時候,依照下列的步驟:


第一步——M:像Madman 狂人或瘋子一樣,充滿了天馬行空的想法,並且瘋狂的寫,把所有想到的內容都列出來。

第二步——A:接著像architect 建築師一樣,把素材整理,依照架構列出。

第三步——C:再來則是像carpenter 木匠一樣,精修現有的內容,打造出精緻的成果。

第四步——J:最後則像judge 法官一樣,進行最後的審定,確認內容是否符合需求。

透過這些步驟地檢視,就可以確保信件內容符合目標。


重點2:靈活轉換情緒,不要淪為死背句子

第二個寫信重點,是必須讓你的信件有情緒,而不是死板板的制式回覆。Jeff 説不管是寫信或是說話,都會建議同樣一句話,最好要有5種以上不同情緒或語調的句子可以替換。就像是我們說話的時候,可能會有生氣、強勢、和緩、開心、難過等不同的語氣,換成英文溝通時也是一樣。如果老是都講一樣的模板,會讓人覺得有點奇怪,甚至感受不到你的語氣或情緒。


Jeff 舉例,像是同樣是回覆一封電子郵件,你可以用很直接、甚至表現出有點生氣的語氣,像是:

 I don't get your point. 甚至可以說 Call me. 不要再寫了,打電話給我,我們直接溝通。

但同樣是不滿意對方信件的內容,你也可以用比較客氣、口語的語氣,像是:

I got your mail. I understand what you say, but…...


不同的句子其實會讓對方感受到不同的情緒,達成的效果也不同。Jeff 提醒,老是很客氣會無法讓人感受到急迫性,而老是用很兇的語氣,則容易讓收信的人感到疲乏,無法達成效果,一定要根據情境和希望達成的效果選擇語調。

最後,提到死背句子,市面上可以看到很多常用電子郵件英文100句、寫電子郵件被這套公式就對了這一類的教材,雖然參考與模仿是學習語言很重要的一環,但並不是照單全收死背,還是要內化成自己的句子,尤其許多句子過於正式、客氣,其實都有點過時,真的寫進郵件中很可能會讓收信的對方覺得:「哇,這是哪個時代的句子?」


總結一下,雖然有些人可能會覺得不過是寫email 有什麼難,但Jeff 提醒,無論在用字、語調或架構上,其實都有許多的細節,當這些細節都兼顧了,對於讀信的一方來說,不只覺得吸收資訊很容易,更會覺得賞心悅目;而反過來說,當你忽略了這些細節,很可能會讓人覺得你的英文不夠好,甚至降低對你的評價喔。

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