還記得上一集,跟大家分享到,許多人在做時間管理時,最容易犯的一個錯誤,就是不管三七二十一,先列待辦清單再說!


今天,就要進一步跟大家分享兩個錯誤迷思,你可能會發現,要做好時間管理,其實真的沒這麼難,只是你使用的方法跟抱持的心態,一直以來都錯了!


迷思 1:按表操課,等於做好時間管理?


這種人其實很多,他們會在分配時間時,做出一份很精美的時間表,鉅細彌遺地列出每個時間點該做的事情,但很快就會發現,計畫改不上變化,因為只要一出現突發狀況,就算是很小的事情,也都可能造成你沒辦法按照原定的行程走。


延續昨天提到的時間管理達人,也就是電腦玩物站長Esor,他其實給了我們一個很好的提醒,就是不要被「時間管理」這 4 個字混淆,因為我們真正能夠管理的,不是時間,而是情境。


你就想,我們多多少少都會遇到意外或棘手的情況,如果你硬要排定一個一定會變動的時間表,這就只是一種過於理想化的行動清單而已,那這個清單的存在,說實話,不是擺著好看,就是徒增壓力,反而是要讓行動清單保持彈性,才可能讓你想做的事情或要完成的任務,可以在任何時間點推進。


正確心態:依情境跟自身狀態安排要做的事情,不要綁死在特定時段


我舉個很簡單的例子,假如你平時都趕在最後一刻出門,壓線抵達公司,卻想培養早起運動的習慣,那麼,那當你直接設定「每天早上五點起床晨跑2小時」的目標,就會很容易形同虛設。


原因可以分成兩個部分來解釋,一個是你並沒有考慮到理想跟實際情況的差距,很難一夕間讓自己成為晨型人,另一個是就算意志堅定,還是可能遇到各種意外,例如你睡到六點才起床、或是一早起來,外面狂風暴雨,或你突然不舒服等等,這時候如果你沒有備案,那你當下就只能傻住,這時候,計畫就容易停擺。


所以,比較好的做法是,你在啟動這一連串的行動前,就要納入不同情境考量,提前擬定對策。例如睡過頭時,就把晨跑時間減半,在家做自主訓練;身體不舒服,那你可以改做比較和緩的有氧運動。


如果你可以像這樣,很落地地列出各種可能性,你就可以依照自己的不同狀態,選擇當下相應最適合做的事情,重點是,無論你選哪一個,都對達成最終目標很有幫助。


迷思 2:什麼方法都試過了,還是做不到,代表時間管理無用?


講這麼多,還是很可能還會出現一個狀況,就是明明目標聚焦了、情境也都設想周到,為什麼還是會出現執行困難?


我相信這種時候,很容易氣餒到想放棄,甚至覺得時間管理術都是空談。可是你有沒有想過,問題很可能只是出在,把一次行動計畫想得太大,需要再分解成更小的行動。


正確心態:回頭檢視行動是否夠具體,無需再細分


舉例來說,你每天都安排自己要空出3小時寫文章,但發現每天都做不到,因為根本沒有完整的3小時空擋。但你可以把這個任務再往下拆解,拆成:20分鐘想好大綱、10分鐘寫好標題、20分鐘想案例、30分鐘寫完開場白、一小時寫完全文基本架構跟草稿、30分鐘潤稿......。


你就會發現,一個原先看起來很笨重的任務,瞬間變得超靈活,而且你只要利用瑣碎空檔就能逐步完成。例如搭捷運時想一下標題;精神很好不需睡午覺時,規劃一下文章架構等。


這樣的好處是,當你的行動變得很具體、而且隨時可以處理當中的某個細項,你就不會再有時間、地點跟心情限制,無時無刻都能達成一點小進度,然後你該做的事情就會神不知鬼不覺地,一步步完成喔!


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我是愛麗絲,聽出軟實力,我們下次見。


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