精選文章
【音頻】不想淪為一言堂,又想快速取得共識?洞察人心的 2 個溝通技巧


Audio Player

00:00
00:00
00:00
Use Up/Down Arrow keys to increase or decrease volume.


你會不會常常覺得職場上的溝通,是件吃力不討好的事情,好不容易 booking 了大家的時間,敲了一個會議,結果把大家找來,好像也討論不出個所以然、沒有個結論嗎?


無論你身份是主管、專案負責人,還是剛好被老闆交代要召集同事討論某件事情,你都需要知道,想打造一個能鼓勵現場的人發表看法的場合,你一定要記住三件事情:


禁忌 1: 不要突然要大家發言

禁忌 2:不要讓現場成為某些人的一言堂

禁忌 3:不要點名,強迫某個人單獨發言


不要突然叫人發言,免得剩「講話大聲」的人擅自做結論


原因是,你可能會覺得,老早就說好這時間要開會了,大家應該是有備而來吧?


雖然這照理說要是正常狀況,但還是勸大家不要把事情想得這麼理想,因為每個人都有自己自認最重要的事情,對於忘了做準備、忘了開會時間,永遠都會有理由。


所以不如乾脆直接把這情況納入考量,在請大家發表看法之前,先友善地說,那待會我們會針對什麼事情做討論,先給大家5-10分鐘回想一下要講的事情免得你突然要大家講話,大家很可能只會大眼瞪小眼,沒有人能夠馬上給你回應


那這有一種發展也很危險,就是因為多數人第一時間都不表態,導致最後出現本來就比較直接、會踴躍發言的人在講話,但這種時候,其他人的沈默並不代表認同,很可能是還沒準備好。


如果你沒有拿捏到這氣氛的差別,就覺得反正有人講出意見了,感覺也沒人反對,所以就直接進到下一個討論階段的話,那整個會議跟討論某種程度,就是在浪費時間, 而且你等於是佈置了一個舞台,鼓勵這群說話大聲的人霸佔說話權、擅自做出結論。


(同場加映 / 開會常常陷入沉默、結論一致?想告別無效會議,你該做的2件事


比起要求某人單獨發言,分組討論更能促進暢快溝通


這個提醒,其實我自己是非常感同身受,因為我常常是會議的與會者,不是發起者,在沒進入狀況或是真的一時之間沒什麼想法的時候,是會蠻害怕被點名的。


所以,除了像第一點提到的,給一小段緩衝時間思考,如果時間還算充裕,那更進階一點,而且更照顧到現場大家狀態的方式,有可能是先進到分組討論階段


畢竟,你還是要考慮到,很多人是可以私下聊、也很能參與人數少的討論,但如果是要在大家面前報告,就會突然不知所措、不知道怎麼說話,


所以換個方式,例如你想讓大家討論,如何減少各部門忘記報帳、請款頻率的這個問題好了,你與其點名每個人,各自提供一個解方,不如分組,兩到三個人一組,更多也可以,但最多建議不要超過五個人,一組共同討論出一到兩個他們都覺得不錯的解決方式,最後再彙整大家的建議,


有時候,你就會發現,先經過第一層的討論,你會很明顯感受到,有些方向是接近的,或是不同組之間提出來的內容相似度蠻高,很有可能就是因為這是大多數人都認同,覺得是該執行的策略,其實也就沒有叫人個別發言的必要。


透過這樣的方式,很快就會知道事情處理的優先順序,就算大家意見不一致,沒有辦法馬上做出決定,那你至少也有了「選項」,等於有了籌碼可以透過重複提問、不斷聚焦,進到更下一層的討論。


最後,幫大家統整一下:


當你想要集結眾人智慧,完成一次有效溝通,其實你只要巧妙把 個別發言 延伸到組別討論 最後促成大家達成集體共識。


這麼一來,討論的主題、與會的人員其實都沒有改變,單純是改變了進行的方式,還有溝通的流程,就可以導向不同的結果。


今天的節目就到這邊,如果你喜歡今天的內容,記得按下追蹤關注我,之後還有更多有趣的觀察和新知要跟大家分享。

假如你有什麼主題特別想聽的,歡迎留言告訴我,有機會許願成功喔!

我是愛麗絲,聽出軟實力,我們下次見。



延伸閱讀:

8 Likes
您需要 後才能開始留言
還沒有人討論誒,快來搶沙發...