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【免費試看】01章:破除時間管理的迷思
02章:真正的子彈是一則有效的任務筆記
03章:統整零散工作碎片的任務筆記
04章:拆解出有效行動的任務筆記
獨家專訪電腦玩物站長!揭秘化身時間管理達人的3個秘訣
05章:為什麼要從專案的視野管理工作與人生?
06章:建立更有彈性的專案分類法
07章:建立專注的專案目錄排程筆記
08章:如何讓目標管理更輕鬆、不遺漏?
09章:會不會需要花很多時間做時間管理?
10章:如何提醒什麼時間該進行什麼任務?
11章:時間無法掌控?你需要進度、情境提醒系統
12章:讓時間不卡關衝突的進攻型行事曆
13章:如何規劃做得到的每週行動清單?
14章:更有動力的每日行動清單123法則
15章:任務不是完成就好,KPT檢討法則
16章:讓你愈做愈快愈好的第二大腦
【總結】17章:用Evernote打造的時間管理流程
【補充單元】18章:五分鐘上手的Evernote小教室
【補充單元】19章:學霸獨家,高效學習計畫系統

採訪・撰文 / 葉冠玟


時常在部落格上分享最新雲端工具、時間管理技巧的電腦玩物站長Esor,不只在Facebook上深受近10萬粉絲愛戴,網站的累積瀏覽量至今更已突破一億9000萬人次,今年還出版了新書《大腦減壓的子彈筆記術》,大方傳授自己活用科技工具輔助工作和生活的方法。

提到時間管理,Esor早已悟出一套運行15年有成的心法。不過,有別於一般人普遍認為,「工作」最仰賴妥善安排時間的紀律,他笑說,「在職場上,你不管好自己,別人自然會來管你,反倒是下班後的生活,更需要建立一套自我管理的系統。」

但Esor也提醒,任何時間管理技巧,不見得完全適用在每個人身上,不能只想著直接套用別人的方法。但通則上,我們應該避免陷入3個常見的錯誤迷思:


*迷思1:列下待辦清單,盤點要做的事情,才能準確安排時間?

「時間管理的核心,是把一件有價值的事情有效地、充分的完成,而不是在待辦清單上打勾了多少事項。」如果你完成很多事情,卻沒有任何一件事對自己有價值、可獲得成就感,「那就不叫時間管理,而是瞎忙。」

*正確心態:聚焦目標後,列待辦事項才具意義

Esor強調,「時間管理的第一步,就是千萬不要列待辦清單!」因為工作上、生活中的事情千頭萬緒,別人叫你做的、你想做的、看別人做起來不錯的,「如果看到什麼事情就丟上待辦清單,以為拚命完成就好,結果反而是分散自己的精力,最後一件事情都沒做好。」

他建議,可以先自問3個關鍵問題:

1.我想做什麼?
把紊亂的思緒分門別類,聚焦成一個個具體的任務。

2.我為什麼想做?
確定這件事對自己深具意義、有價值所在,思考自己到底想從這件事情的完成中,獲得什麼具體成果。

3.我該如何做?
列下完成這項任務要做的各種可能行動,同時設想各種可能阻礙,擬定對應可行解法。

這個抽絲剝繭的過程,就像企劃提案要先想好主題,才能往下發展出架構,列待辦清單前,也要先釐清要解決的問題、想達成的任務,例如你想學寫程式碼,但目的是什麼呢?是為了架設購物網站、應徵工程師的工作,還是只是出於興趣,想做個人網頁?不同目的,將會導引出不同行動。假如目標還沒釐清,就把「學寫程式碼」寫入待辦,最後要不就是做不到,要不就是做不好。

「決定好要做的事情後,待辦清單才能以該任務為單位展開,避免瑣碎、毫不相干的雜事摻入其中。」

如此一來,還能享受一個額外好處,就是當你臨時想去做別的事情,你也可以馬上分辨這是否可以納入目前已有的任務,「相關性強,就可以整合進去,反之,則代表這只會瓜分掉你所存無幾的時間,讓你無法聚焦在真正有價值的重要目標上。」


*迷思2:按表操課,等同做好時間管理?

在分配時間時,許多人會習慣製作出一份精美的時間表,詳列每個時間點該做的事情,「接著就會發現,計畫改不上變化,突發狀況多到根本無法按照行程走。」

Esor直指,原因正是,「你真正能夠管理的,不是時間,而是情境。因為未來的時間充滿各種意外,排定一個一定會變動的時間表,只是一種過於理想化的行動清單,只會徒增壓力,保持彈性才可能在任何時間點推進。」

*正確心態:依情境跟自身狀態安排要做的事情,而不是綁死在特定時段

想像一下,假如你平時都趕在最後一刻出門,壓線抵達公司,卻想培養早起運動的習慣,那麼,當你直接設下「每天早上五點起床晨跑2小時」的目標,就會很容易形同虛設,一個是你並沒有考慮到理想跟實際情況的差距,很難一夕間讓自己成為晨型人,一個是就算意志堅定,還是可能遇到各種意外,如果沒有備案,計畫就容易因突發狀況而停擺。

「納入不同情境考量,才能提前研擬出對策。」例如睡過頭時,就把晨跑時間減半,在家做自主訓練;身體不適,就改做比較和緩的有氧運動。「當你列出的是各種可能性的行動清單,你就可以依照自己的不同狀態,選擇當下相應最適合做的事情,且無論哪個,都對達成最終目標(例如建立每天運動的習慣)有幫助。」


*迷思3:什麼方法都試過了,還是做不到,代表時間管理無用?

到此,很可能還會出現一個狀況,就是明明目標聚焦了、情境也都設想周到,為什麼還是會出現執行困難?

Esor表示,此時如果氣餒到想放棄,質疑時間管理術都是空談,就會很可惜,「因為問題很可能只是出在,把一次行動計畫想得太大,需要再分解成更小的行動。」

*正確心態:回頭檢視行動是否夠具體,無需再細分

舉例來說,你每天都安排自己要空出3小時寫文章,但發現每天都做不到,因為根本沒有完整的空擋。此時,你不妨進一步拆成:20分鐘想好大綱、10分鐘寫好標題、20分鐘想案例、30分鐘寫完開場白、一小時寫完全文基本架構跟草稿、30分鐘潤稿等。

你會發現,一個笨重的大行動,瞬間變得靈活許多,重點是,只要利用瑣碎空檔就能逐步完成。例如搭捷運時想一下標題;精神很好不需睡午覺時,規劃一下文章架構等。「當行動變得具體、隨時可處理其中某個細項,你甚至沒有時間、地點甚至心情限制,無時無刻都能有效推進任務進度。」


在專訪的最後,問起這套連年不斷優化的時間管理系統,究竟為Esor省去了多少時間?Esor的回覆,再次有如醍醐灌頂,他說,「衡量時間管理是否有效的標準,不是省下多少時間,而是完成了多少有價值的任務。」很可能只是一個遊戲被你破關或旅行計劃被真正執行,也可能是你終於徹底把一本讀完的書融會貫通,且對你的生活產生正面影響,但這些都才是你施行的時間管理系統有效的最佳鐵證。

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寶媽子
2019/10/19
感謝站長Esor設計這個課程,大大增加我和任務之間觀點的清晰度!
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子彈時間管理術:用Evernote重拾人生掌控權
2019/10/21
您好,我是 Esor ,感謝你的支持與鼓勵喔!
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