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本篇價值

對帶領團隊的主管來說,最重要的工作、耗費最多時間的工作就是「溝通」。溝通代表高度的時間成本,因此最好盡量減少部屬出席會議的時間、頻率,並盡量讓溝通品質最大化。本篇作者金・史考特(Kim Scott)曾在蘋果、Google擔任過高階主管,她建議,在所有工作場合的溝通中,最重要的是一對一會談。該怎麼做讓你和部屬都滿意?來看看底下的建議。


閱讀收穫

・知道一對一會談在團隊中的重要性。

・了解一對一會談不但對部屬來說很重要,也是一個主管是否稱職的重要評估時間。

・學習到如何運用問題,推展工作進度。

・了解哪些問題能讓部屬在工作會報時,感受到主管的關心,而非只有例行公事。

・知曉「新idea很脆弱」,而一對一會談是讓idea誕生的好時機。


金句精選

・一對一會談應該是一個安全的地方,供人們孕育新構想,之後才提交出去接受激烈辯證。

・新構想很脆弱。

・一對一會談對主管來說也是寶貴的會談,因為你可以及早獲得警示信號,知道你這個主管失職了。


精華書摘

你可以提出以下13句問題,不僅表示你在聽,也表示你在乎、你想幫忙,而且也能找出員工現在正在做的、他們認為應該要做的以及他們想要做的之間有什麼落差:

  1.    「為什麼?」

  2.    「我能幫上什麼忙?」

  3.    「我可以開始做哪些事或不再做哪些事、好讓這件事更容易一些?」

  4.    「什麼事能讓你興趣高昂、不知疲倦?」

  5.    「你目前正在做的事,有哪些是你不想做的?」

  6.    「你不想做是因為你不感興趣,還是因為你認為這不重要?」

  7.    「你可以怎麼做,讓你可以不用再去做這件事?」

  8.    「有哪些是你想要做、但現在沒在做的事?」

  9.    「你現在為什麼不做?」

  10.    「你可以怎麼做,好開始去做這件事?」

  11.    「對於你所仰賴的團隊訂下的優先順序,你有什麼感受?」

  12.    「他們在做的事當中,有哪些似乎不重要,甚至有反效果?」

  13.    「有哪些是你希望他們做、但他們並沒有做的事?」「你有和團隊其他成員直接談過你的顧慮嗎?如果沒有,那是為什麼?」(重要提醒;這個問題的重點是鼓勵部屬彼此直接提問,而不是替他們解決問題。)


在一對一會談前,很值得把艾夫的名言「新構想很脆弱」謹記在心。這類會談應該是一個安全的地方,供人們孕育新構想,之後才提交出去接受激烈辯證。幫助部屬釐清他們自己對於這些構想的想法,並讓他們了解他們需要溝通概念的那些人。他們可能需要用一種方法向工程師描述概念,用另一種方法說給業務人員聽。

你可利用以下6個問題,敦促部屬想更清楚一些,以利孕育新想法:


問對6問題,問出超棒idea

   1.「你需要哪些資訊以進一步發展這個構想,以成熟到可以和大團隊討論的地步?我能幫什麼忙?」

   2.「我想你在做些事,但我不是那麼清楚,你可以設法再解釋一次嗎?」

   3.「我們一起多想一下,好嗎?」

   4.「我懂你的意思了,但我不認為其他人會懂。你能否多加說明,好讓他們更容易理解?」

   5.「我不認為誰誰誰會懂。你能不能再說一次,讓他們更清楚?」

   6.「問題是否在於他們太笨所以不懂,還是因為你解釋得不夠清楚?」


如果得到以下信號,代表你是個失職主管

一對一會談對你的部屬來說非常重要,他們可以藉此和你分享想法,並決定他們的工作要往哪個方向邁進。這對你來說也是寶貴的會談,因為你可以及早獲得警示信號,知道你這個主管失職了。以下是5個很確定的信號:

1.取消 

如果直屬部屬太常請你取消一對一會談,這個信號代表你這個夥伴對他們來說並沒太大益處,或者,你不當利用一對一會談,用來發洩你的積怨。

2.訊息更新 

如果部屬只提出用電子郵件也可以說明的最新動態,請鼓勵他們更加善用一對一會談的時間。

3.報喜不報憂 

如果你只聽到好消息,這代表部屬覺得帶著問題來找你會感到不安,或者他們認為你不會或不願幫忙。在這些時候,你必須明確地去探問壞消息。在你有收穫之前不要輕輕帶過。

4.沒有批評 

如果部屬從不曾批評你,那代表你在徵求團隊指引這方面做得不好。請記住這句話:「我可以做什麼、或不再做什麼,好讓你能更輕鬆地和我合作?」

5.沒有議程 

如果部屬持續在一對一會談時沒有提出特定議題討論,這可能代表他們事情太多了,他們不了解會談的目的,或者他們不認為這有用。請客氣但直接地說:「這是你的時間,但是你看來沒有太多要談的事,可以說一說是為什麼嗎?」


(本文選自《徹底坦率:一種有溫度而真誠的領導》一書)

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