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上次去Pressplay 訪談的時候,

有提到一個電子郵件語氣的概念,今天我們就把這個email 信件中的語氣說明清楚一點

其實同一句話的內容,要多方嘗試找到最適合的語氣,才能真正發揮作用。

這也是大家在看坊間電子郵件大補帖的時候,要稍微注意的地方,盡量不要照抄句子,而是要去感受句子所散發出的訊息。


你有使用Grammarly 嗎,是一個還蠻不錯用的拼字\文法檢查軟體

他們在2019年九月也推出了一個新功能,可以用AI 的方式判讀你這封信的語氣

讓你在寄出信件之前,讓你再次確認這就是你要表達的語氣。

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除了使用Grammarly ,另外還有一個重要小秘訣喔

在你寫好一封重要的信之後,先別寄出去,去倒杯水,和別人聊聊天,再回來位子上,重新看一下。

或者你先寄出去給自己,然後當成一封新的信件點開來看,看看你要表達的重點有沒有充分表達。

也可以寄給信任的同事請他看一下。這個觀念可不是我發明的,這個是Jeff Bezos 在亞馬遜給股東的一封信裡頭所寫的。

最重要的是:確認清晰度,以及確認這就是我們要表達的語氣。


我們今天就來看看關於電子郵件的不同程度的語氣表達。

目標:同一句話至少先掌握兩種不同程度的語氣。

內容:六種情境下的不同語氣。共十五句。


1.【條件式】三種語氣說明

先想像一個情境,來感受一下『具備不同語氣』的必要性。

參展的時候,通常我們會預先安排位於展場的會議室,方便和客戶碰面。

但是因為時間緊湊,場地又不是自家的,客人又常常不按時出現,會議常常難免會強蹦在一起,簡單說『會議室要用搶的』。

這個時候大家搶成一團,如果你口氣只有一種『客氣的』,那你和你的客戶就只好去星巴克談生意了。

這就是檢視你自己有沒有具備多重口氣的好時機啦 哈~


It’s booked. (by us)

廢話也不用多說。這間會議室我們有預定囉。結束!

有時候很簡短就好了,講多了別人容易起疑!


👉You can’t use the conference room until our meeting ends.

我們的會議結束之前,您不能使用會議室。

這樣講大概會樹敵吧~  

稍微有點劍拔弩張,但對方侵門踏戶想要硬闖的時候,就必須要這樣說。


👉As soon as we wrap up the meeting, the room is yours.

我們結束會議後,這間會議室就是你的囉!

這句話聽起來就舒服多了,算是對待友軍的口氣

我這邊一結束就通知你。是不是很舒服~(天知道我還要開多久)。

所以 As soon as 就是一個非常好用的句型。


2.【要回覆別人答案】

👉We don’t have any answer at the moment, and honestly, we don’t know when we will have it.

現在沒有答案,而且我老實說我也不知道何時會有答案

適用在:對方無止境的一直催逼的時候,你要叫他暫時不要來煩你。

當你希望對方正視『現在大家都沒有答案的』這一個事實。例如:美國零售店面何時復工,就是個很具體的沒人知道的問題


👉Once we have the answer, we will let you know at the earliest possible time.

我們一有答案就會在第一時間通知你。


哈哈

其實這兩句完全都是一樣的事情。也沒有說哪一個才對喔!

但是這兩句聽起來的感受可以說完完全全不同。就看你想要表達哪一種語氣。


3.【堅守立場】

👉It is absolutely unacceptable for you to make that decision and it is simply not fair. We will definitely do something about it.

你這樣做是完全不可饒恕啊!等著瞧吧!

語氣強烈,預告接下來我們會有所作為。


👉We have great respect for one’s choice, but we will not sit idle nor apologize for doing what we believe is right, fair, and just. 

我們尊重你做選擇的權利,但是對於你的決議我們是絕對不會毫無作為的。

來自亞馬遜寫給美國國防部以及微軟的一則部落格PO 文


4.【避免模糊】

👉About the design,would you consider making the edge round?

關於設計,你有可能把那個邊角設計成圓弧形的嗎


👉We prefer the round edge

我們偏好圓弧形的邊角


請注意:第一個這種 "would you consider "或者說,"it would be nice if you could" 的這種說法,真的就只是提議喔

如果你基本上就是確定圓角是你所想要的,那你就不應該寫什麼 would you consider 了喔!!篤定的就選第二個。

*常常我們自以為的『客氣與圓滑』可能會造成雙方認知上的差距, 不可不慎。


5.【強化拒絕】

👉We’ve decided to pass this opportunity.

        我們已經決定不會投資(或參與) 這個機會

or

👉After a thorough discussion internally, we’ve decided to pass this opportunity.

       經過內部深入討論之後,我們決定不參與這次機會。


拒絕的重點是什麼?

重點是經過『審慎的考慮』,已經『決定』拒絕了。

絕對應該擺在『訊息的清晰度』,任何影響別人判讀這個訊息的贅詞都可以拿掉。


贅詞是什麼?

It is a very interesting idea, but...

It is really impressive, but...


我們有仔細考慮過,告訴他們這個是深思熟慮、(也隱含我們有思考邏輯、根據方針、等等)之後所做的決定,

如果你只是單純拒絕,那麼對方感受不到你的重視程度,在對方的立場,他一定要想辦法翻盤,反而造成我們的困擾。


6.【無法接受對方提議,而且我要翻盤】

關鍵句型先表達理解對方,講一段後 ,nevertheless + 一個事實,then(in that case) + 更大的衝擊



舉個例子(跟小孩子說話):

『我知道今天是星期六,是可以打Switch 的日子,你一定想要大打特打,打個過癮』  (替對方的感受貼上具體標籤)

『但是你知道嗎,麥當勞早餐最後一份滿福堡只賣到早上十點,如果你今天超過時間太晚睡,明天一定會起不來』

『很可能會錯過麥當勞早餐的時間』(轉折 + 陳述事實 )

『你希望吃不到早餐嗎?』(陳述更大的代價)


回到商務面,看看幾種不同類型的人喜歡聽哪一種回答

直率型客戶

當對方也是屬於直接型的人,那用口語一點的說法比較直白

👉If you change the design now, the launch date will be delayed by at least 2 weeks, are you ready for that?

如果您現在更改設計,則上市日期將延遲至少2週,您準備好接受這個事實了嗎?


理工腦型的客戶

理工腦的人,比較喜歡列成option A, B, C

👉we have two options now

a. stick to our original design and  keep the launch date

b. change the design and delay for two weeks

make the call!

眼前我們有兩個選項

a. 按照原來的設計並準時上市

b. 更改設計並延後兩週上市         你來選吧!


中高階的客戶適合用『引導式』

👉We fully understand your preference on the round edge, nevertheless, 

我們完全了解你偏好圓潤的邊角,儘管如此,


the extra two weeks of redesigning that edge will definitely impact our launch date, 

因為重新設計邊角所造成額外兩週的開發時間,肯定會影響我們的上市日期


in that case,  we will have to go back to the drawing board and rethink our go-to-market plan.

在這種情況下,我們將不得不回到計畫階段,並重新考慮我們的上市計劃。


Are you ready to do that?

你準備好要這樣做了嗎


電子郵件就是我們每天都可以自我鍛鍊的最佳工具

寫完,記得要喝口水唸個幾回喔~接下來也會逐步累積關於電子郵件的相關內容。跟大家分享!

希望你喜歡這次的內容~


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                         2020.05.12



另外,這次也將過去的文章中與職場英語主題相關的,整理一些在下方連結,供會員朋友按圖索驥



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