簡報

簡報確實是在商場的一個重要工具。

透過簡報,能夠完整的讓對方了解你的想法,並根據這樣的內容來做進一步討論。


 在你開始套用簡報範本、開始調整字體大小和搜尋勁爆的插圖之前,

我想從過去的實際簡報的案例中分享一個簡單而重要的心得。


Worst case scenario

先想想簡報最慘的是什麼?

不是講得不夠好、不流暢、或是講太久 (當然這些都要避免)

而是你講著講著,老闆或客戶忍不住開始伸手去翻開電腦,開始看電腦裡的電子郵件

當他的臉上映照著他自己螢幕的藍光的時候,你就應該知道,大勢已去...

因為看下去,他們就回不來啦,

有時候他們會請旁邊的同仁一起看一下這封信,有時候忍不住拿起電話交代一下事情,有時候,還會動手開始回mail , 媽呀!

這時候的我們身為簡報者,真的是....好煎熬阿!要草草結束也不是,要叫老闆、客戶專心一點也不是


所以關鍵是你要從頭開始緊抓著聽眾的『注意力』


經過了這麼多年(2005 年發表的),我還是覺得這個Guy Kawasaki 的簡報法則來對付『注意力渙散』很實用!

雖然這個法則很簡單,不論你是CEO或是副總、資深業務、新創企業家,實際使用過一定都可以感受到這個法則的威力。

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Rule #1     10 slides

(規則一:簡報頁數最好限制在十頁以內)

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這個很關鍵?

相當關鍵!

當你說出『我的簡報有10 slides』 的時候,尤其對於已經開會開一整天的人來說,無異是一股清流醍醐灌頂,

現在,你可以試著對自己講講看說:我的簡報有三十頁、二十頁、和十頁,感受一下這三個數字對你大腦所產生立即的影響,是不是聽起來完全不一樣!聽到只有十頁是不是整個人都醒過來了...


*10 個slide 裡面,應該包含那些項目,這個要看主題,

以Guy kawasaki 專門是在講投資案來說,應該要包含這些:

  • Title :主題,包含公司名稱、簡報人、今天的提案主題是某某產品系列、或是合作協議等
  • Problem:現在遇到的問題是什麼,大家的痛點式什麼?什麼東西不夠好、不夠充份、看到什麼潮流與機會?
  • Solution:你的解決方法是什麼?
  • Business Model:你打算怎麼執行這個想法,這個想法的營利模式是什麼?
  • Underlying Magic:你的神奇秘方是什麼?為什麼只有你可以這麼做?
  • Marketing and Sales:你打算怎麼推廣?
  • Competition:就你的公司與產品來說,誰是你們的競爭者?
  • Team:你的團隊組成
  • Projections:預估未來的數字會長怎樣?
  • Status and timeline:每個階段的里程碑分別是什麼?

而若是以季度的績效報告來說,Jeff 認為最合適的應該要包含這些

a. 市場大小與分類 (喚醒老闆的記憶)(1~2 頁)

b. 上次開會我們說要達到的目標 (大部分的業務都直接跳過這一點,這頁ㄧ樣是在幫助老闆回復記憶)(1頁)

c. 後來我們達標的狀況  我們做了那些、那些有效、那些沒效 (呈現我們是有在追蹤與反思的一個優秀員工)(2頁)

d. 按照公司的整體戰略、結合市場狀況以及執行心得,下一季我們想要在哪些地方突破。(有企圖心、有方法)(2頁)

e. 預計達成的目標,會做那些事情,以及需要公司那些支援。(懂得向公司要資源)(2頁)


內容太多放不下怎麼辦?

很多細節想要交代怎麼辦?

或者萬一老闆問起細節來怎麼辦?

請放在Index!附錄


Rule # 2     20 minutes

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以一個小時的時間來說,扣除最開始的閒聊與準備投影機(約二十分鐘)

你自己講二十分鐘。

那你後面就至少還留有二十分鐘,來針對比較重大的議題:要不要投資,或是競品的狀況,做詳細的討論。


不見得你一開始準備的時候就只設定二十分鐘,你可以寫得更多,花更久地時間講,

但是逐步的濃縮,就像一碗好湯,一定是用好材料一敖再熬,濃縮之後才讓人覺得一入口就很美味。


Rule #3     30-point font

字體的大小要用30  


有一個重要觀念 :做投影片不要想把資訊盡量丟進投影片上喔

而是提供足夠的視覺線索/視覺提示 visual cue

讓大家留下一個具體印象,知道你現在要講的內容主要是關於什麼,就可以了。

接著大家知道在投影片上看不出麼端倪,所以會把目光再回到講者你的身上,專心聽你講。

所以30 大小的字的奧妙,就是在於讓你放棄『想要放更多資訊的想法』


讓你用一個關鍵字、一句話、一張圖片來聚焦,其他就用說的。

來看看蘋果是怎麼做的..

figure-3


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同場加映另外一個重要的技巧

因為老闆或客戶,有可能因為前面一個會議拖太久,導致這個會議的時間嚴重被壓縮。

他很有可能一開始就會說:『請直接講重點』

究竟哪一頁可以解決他心中的問題、協助他解決他的問題,或是你需要他幫你解決哪一個問題,

那這關鍵的一頁你一定要隨時記在心裡。



更多關於Guy Kawasaki 的相關資源:
https://guykawasaki.com/the-only-10-slides-you-need-in-your-pitch/



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