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本篇價值

上一篇〈如何向上司報吿工作進度?你必須知道的4個彙報重點〉獲得很大的迴響。這次我們想推薦你閱讀的這篇文章,改從主管的角度來談:「如何向下管理?如何與部屬有效率的溝通?」其實,不外乎一個重點:「讓部屬知道:你很挺他!」這樣就夠了,有擔當,不吝提供支持的主管,到哪裡都受歡迎!


閱讀收穫

・了解主管的工作在於協助解決部屬的工作難題。

・學習到保持良好的溝通管道、習慣,能營造高效率工作環境。

・清楚知道,正式溝通、非正式溝通的差別。

・明白如何運用兩招:適當溝通頻率、表達支持,與部屬進行善性溝通循環。


金句精選

・當你在跟部屬溝通的時候,如果一直重複「溝通-批評-交代任務」的行為,部屬就會將你跟他的溝通定義為「批評-交代任務」。

・正式溝通頻率最好保持在一至兩週一次,非正式溝通可以隨時進行。

・部屬會更關心自己目前的工作是否跟自己未來的事業發展相關,這才是他們工作的最大動力。

・透過耐心的溝通,讓部屬覺得你是他的靠山,自然而然他就願意來找你溝通,而且他也會努力完成你交代的工作。


精華書摘

很多上司抱怨,部屬不喜歡跟自己溝通。也許你很難堪,但其實90%以上的部屬,並不喜歡主動找上司溝通。為什麼?因為他們認為一旦去找你,只有兩種結果:要麼被批評,要麼工作量增加。所以部屬通常覺得,能少找上司就少找上司。但上司心想,部屬怎麼不主動找我呢?於是,上司和部屬之間就產生了隔閡。

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有個朋友阿華是公司的市場部經理。他總是擔心部屬不能按時完成任務,所以他總是去找部屬聊,幾乎是一天三小聊,五天一大聊。他希望透過不斷溝通的方式,來保證自己想要的結果。

其實他的大方向是對的,透過溝通要結果。但是,每次他跟部屬溝通時,都是先問工作進度,如果延期,他馬上就會發脾氣。然後再看看已完成工作的品質,如果發現做得不好,就說部屬沒用心。最後,再給部屬新的任務,這些任務都是他臨時想出來的。久而久之,部屬看到他就害怕,怕他又找他們「溝通」。所以,朋友阿華的部屬特別容易離職。

當你在跟部屬溝通的時候,如果一直重複「溝通-批評-交代任務」的行為,部屬就會將你跟他的溝通定義為「批評-交代任務」,除此之外,沒有別的。如此,他們只會逃避與你溝通,而有效溝通就更不可能了。

還有個朋友,她是公司的人力資源部總監。他們公司有500人,可是人力資源部只有5個人,即使人少事多,他們部門依然被評為公司年度優秀部門。

後來跟她聊天,問她有什麼高招可以讓部屬如此高效工作,我也想學習一下。

她抿嘴一笑,說:「沒什麼高招,就是多跟部屬交流。」

「跟部屬交流就可以?」我有點疑惑,因為我們每天都會跟部屬交流,但也沒有這樣的效果。

她思考了一下,說:「每天的溝通是必須的,當然不會每天都跟每個部屬溝通,但是每天都會找一個部屬溝通。溝通時,主要問問他們的工作進展,有什麼困難等,然後我會針對他們的實際情況來分析原因,再提供解決問題的建議。當然,更重要的是,我會站在他們未來工作發展的角度,幫助他們更快地成長。

我聽了,發現似乎找到了帶部屬的神器,我希望她告訴我更多。

「很多時候,部屬會更關心自己目前的工作是否跟自己未來的事業發展相關,這才是他們工作的最大動力。我常會跟他們提及這方面的問題。」她繼續說。

「妳不怕他們變厲害了,會跳槽嗎?」我擔心地問。

「作為他們的上司,我覺得他們的成長才是我感到最驕傲的事情,如果他們在我手下變得越來越弱,我反而覺得我的管理能力不行了。」她自信地說。

我欽佩地看著她,說:「難怪妳帶的部屬都是精兵強將啊!」

她聽了哈哈大笑,說:「其實我的幾個部屬都跟著我好幾年了,他們變得厲害後,反而跟我更緊了。當然也有離職的,如果他們想尋求更好的發展,在公司無法滿足的情況下,我也是會支持的。」

「妳每天都去找他們,他們會害怕跟妳溝通嗎?」我試探地問。

「不會!剛開始是我主動找他們,現在都是他們主動找我。」她笑著說。

 

2招溝通妙招,幫助部屬成長

部屬害怕和你溝通,是因為你總站在自己的角度批評他們,給他們壓力,那他們怎麼會主動找你呢?你要發自內心地想著怎麼去幫助部屬成長,而不是把他們當成幹活的機器。那麼,如何透過溝通來幫助部屬成長呢? 

1.恰到好處的溝通頻率

首先,保持適度的溝通頻率。剛開始的時候溝通不能太頻繁,太頻繁會讓部屬覺得你總是在監督他。正式溝通頻率最好保持在一至兩週一次,非正式溝通可以隨時進行。其次,溝通內容要是具體問題、具體分析。正式溝通時一般進行工作內容、部屬個人成長與改進的探討等;非正式溝通一般用來聯絡感情,平時可以跟部屬吃個飯、聊聊家常等。

2.表達對部屬的支持

最後,要向部屬表示你對他的支持。很多上司只會命令部屬幹活,這樣看似無可厚非,但是部屬未必會心甘情願為你賣命。也許他能夠完成你交代的工作,但是如果你能全力支持他,或許他能夠發揮出更大的潛能,將你交代的任務完成得更好。

所以,當部屬向你求助的時候,千萬不要顯得不耐煩,而應該耐心地給他一些建議,幫助他解決問題。即使你當時沒有時間或是你覺得他應該自己想辦法,也應該告訴他:這個問題你先自己想辦法,等實在沒有辦法解決的時候,再來找我。透過耐心的溝通,讓部屬覺得你是他的靠山,自然而然他就願意來找你溝通,而且他也會努力完成你交代的工作。

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(本文選自《深度溝通力:最紛擾的時代,練就最會說話的自己》一書)


【問題思考:你通常會在什麼情況下找部屬說話?可複選喔】

A:沒事聊聊天

B:有重大公司宣布事項時

C:每天都會稍微聊一下工作進度

D:每周一次的例會

E:每月一次的內部會議

F:隔天有拜訪客戶的行前會議

G:每年一次的績效評估會議


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B:有重大公司宣布事項時
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C:每天都會稍微聊一下工作進度
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D:每周一次的例會
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E:每月一次的內部會議
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F:隔天有拜訪客戶的行前會議
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G:每年一次的績效評估會議
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