之前我們介紹過什麼是專案管理，以及專案管理流程，但工作環境的變化性很高，隨著每個人擁有的資源、人力與不同狀況下，面對的挑戰其實都會有所差異。有些同學或許會好奇「專案管理技巧在工作上可以如何應用呢？」因此這篇文章會和你分享專案管理的六大核心技巧，幫助你更融會貫通！
專案執行時，需具備的專案管理技巧
專案管理技巧一：範疇管理，先把你的戰場有多大搞清楚
首先，讓我們直接用職場工作者常見的的情境和你分享，其實以下這些都是專案管理的一部份。
範例：老闆交代你做一項社群行銷的簡報。
這時候我可能會問：
1. Why : 為什麼要做社群行銷這個主題？
2. What : 老闆希望得到些什麼結果？有沒有哪些內容一定要包含在裡面？
3. When : 什麼時候需要這份簡報？
4. Who : 到時候要對誰報告？公司以前有誰做過類似的報告嗎？同事可以幫我收集一些資料嗎？
5. Where : 需要租借會議室嗎？
6. How : 有沒有相關的資料可參考？
一個好的 PM 不太會將自己置於大量未知資訊的處境下，而是會盡快的將資訊從未知轉變成已知，其中一塊未知就是關於專案工作的分析。
如果遇到比較大型的專案時，你可能會說專案還沒開始，人也都還沒到位，自己怎麼有辦法做這些事呢？
你可以透過訪談、請教別人、看書、上網找資料、上社群討論區問人等等，在我們接手一個專案時，你通常不會是第一個做這種案子的人，因此務必先花點時間做好範疇管理和專案分析。
工作分析有一些訣竅在，而最基礎的就是「拆解」，當你能將一件事盡可能拆解，你會更知道完成這件事所需的能力、任務清單、時間與成本。
專案管理技巧二：時間管理，就是要先把你有多少武器搞清楚！
當你排定好工作順序與計畫後，你認為一切看來就可以順順利利的進行了，但其實我們在實際工作中發現，即便已經安排好工作，還是會有些人無法準時的將工作交付。
探究這個原因後發現最主要的原因，可能是工作時分心去做別的事情，有時是事情太多，時間根本不夠，進度延遲會被約談、要寫報告，或是對於時間過度樂觀評估等，到底工作時間如何估算及管理？這也是同學經常問到的問題。
我們在有限的知識下很難精準估算完成一項任務需要的時間，例如你不是蓋房子的專家，你就很難清楚蓋一棟房子需要花多少時間、中間的工程期該抓多久、什麼時間應該完成哪些進度，因此務必要請教專家，讓經驗老到的人提供一些指引，除此之外時間估算也要注意以下幾點：
1. 拆越細估得越準
2. 工作越標準估得越準
3. 讓需求提出者、專家、執行者參與估算
4. 了解估算不會百分之百準確，而是為了提高預期性
切記你不會是第一個做這類案子的人，在你之前已經有成千上萬的人做過類似的案子，找到人問，可以少掉很多冤枉路。不要讓身邊沒有人可以問成為藉口，記得「內部歸因」是成熟的職場工作者該具備的基本心態，好的專案經理會找方法，當你願意去找方法時，很多問題都會被解決。
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專案管理技巧三：成本管理，就是每一次開戰，都要高勝率！
在工作上，我們要開案、投入人力的時候，都要審慎評估，最擔心的就是賠錢的問題。
其實在成本管理上，如果你不知道成本結構這類關於 domain know-how 的問題，一樣需要上網搜索或找人問，這都是所有專案經理在承接陌生專案時該做的事。
有時候你可能會想詢問主管或老闆關於產品或公司的成本結構，身為管理者的回覆或許是：「你為什麼需要知道這個？」
請記得，公司內有些數據不是你感到好奇就一定能拿到的，而且好奇並不是你取得這個數據的合理原因。如果你想取得公司內取得這些數據，你至少必須做到幾件事情：
1. 完整交代你正在做的事
2. 說出對改善業績流失問題的幫助
3. 最後提到你需要公司成本結構的數據，因為這直接關係到行動方案的選擇，並且說明你需要哪個時間範圍的數據
藉由說明原因，並盡可能降低揭露過多的擔憂，就有更高的機率可以順利取得需要的數據。你想要數據，必須要有清楚的目的與原因，否則很少老闆願意攤開一切給員工看。
專案管理技巧四：品質管理，就是每一次出擊，都要傷害值最大！
範疇管理講的是做對的事（Do right thing），品質管理重點則在把事情做對（Do thing right）
簡單來說，你知道要撰寫一份工作週報，你也已經在進行，你正在做對的事情，但工作週報的內容是否精準正確，這就是你報告的品質，內容都沒有錯的話代表品質很好，你把做週報這件事情做對了。
一個新手專案經理，應該具備什麼樣的基本能力，可以更提升專案品質呢？
1. 專案規劃與執行的能力
你必須能切出一個專案的大步驟、要涵蓋的人員及部門、每個小項目的投入與產出、要找誰跟進
2. 產業基本知識
前面提到的需要多少時間、成本、人力等，你要具備該產業的基本知識才能盡快解決問題
3. 思考解法的能力
遇到問題時你需要帶著解法找主管討論，甚至是帶著「比較優劣影響後的多種解法」，才不會淪為專案的傳聲筒
專案管理技巧五：人力資源管理，就是要把你的兵練強！
在專案期間你通常會需要人一起協助，但經常有人會卡在工作任務的安排上，關於工作任務的安排涉及的議題其實挺複雜的。
在交辦任務時，你通常會遇到幾個問題：
1. 事情交辦不出去
2. 向上交辦任務，但不好意思追進度
3. 橫向交辦任務，進步不好追蹤
4. 向下交辦任務，要跟進到什麼地步
大家常說，專案管理過程中，「人」是最大的不可控因子。你應該多花點時間理解一下專案的工作特性與每個專案成員，就能盡可能將風險控到最低。
在交辦任務時，有以下的思考可以幫助你更有效的掌控人力：
1. 思考這個任務具備什麼樣的特性
一般可分為「專業性、模糊性、協作性、工作量、重要性」，這個任務需要一定的專業技能嗎？有一定模糊程度，可能不適合新手嗎？協作性高，需要經驗豐富的人嗎？
2. 進一步拆解分辨任務難易度，降低任務的模糊性與減少協作阻礙
3. 具有哪些特性與難易度的任務，該交辦給哪些工作夥伴
專案工作開始後，藉由前面一兩次的工作任務交辦，你就能更了解每位夥伴在過程中的處理方式、態度、品質等，更掌握對於整個團隊的熟悉度和默契。
專案管理技巧六：溝通管理，就是要讓你的團隊，都知道該往哪裡衝
調了天兵天將來，也要讓他們知道你需要他們做什麼，請了高層來，也要讓他們知道你值得他們幫忙，這要靠你溝通目標、建立溝通機制，瞭解多方需求，才能找出大家都滿意，也願意衝刺的平衡點。
如果你在專案中感覺事情不順利、難以溝通或主導專案，可能是因為你缺乏「信任感」，這時候你可以用以下3個步驟建立在團隊中的信任感：
1. 參與過程：掌握資訊、願意了解
2. 給予承諾：投入協助、承諾改變
3. 說到做到：準時交付、如實達成
持續這幾個過程逐步建立起信任感，很多東西都可以更好的被搞定，你要想盡辦法建立關鍵利害關係人彼此間的信任感，否則專案推行起來就會感覺困難重重。
還有哪些專案管理的技巧呢？
除了上面這6個專案管理核心技巧的分享外，許多同學在真實的工作情境下，經常會遇到一些和老闆或主管溝通時的常見問題，這些問題可能會影響專案執行的進度，甚至讓你失去上級的信任，因此以下幾個在專案執行進行時的溝通技巧一定要謹記在心。
一、不要輕易否決老闆提出的解法
如果老闆對你的信任感足夠，而且是個很能接納意見的人，那或許你直接跟他溝通是可以的，但如果老闆提出不同的問題或想法時，我們應該要怎麼應對呢？
1. 別從一開始就告訴老闆「不可能」
在你收集到更多的證據，證明你所提出的新方法可能更好之前，你都不應該輕易的否決老闆提出的做法
2. 可以「延伸」老闆原先的想法去思考
你應該在過程中透過資料的收集，並更了解老闆的需求後，延伸老闆的想法，認同這件事會是一個有效解法，然後再提出其他「也」可以達成目的的方法，讓老闆自己在討論過程中主動說出「或許我們可以試試...」，這樣就大功告成了
3. 借用權威或專家觀點來輔助
少用「我覺得」、「我的想法」這種說法來說服老闆，一般老闆會覺得自己在經營管理的問題上比你有經驗，你很難光靠自己的觀點就說服他，但如果你引入其他專家的觀點，通常成功機率更高
二、在沒有做功課之前，不急著要資源
在接到專案時，你的優先要務都是釐清目標與專案的重要性，然後花時間先收集必要的資訊，收集好資訊後，你會比較知道專案執行大概需要多少的資源跟預算。不急著在一開始要資源，因為這時的你是經不起老闆問你「那你覺得需要多少？」
你可能會覺得先要到資源比較安心，但你可以回過頭來想想，一件尚無法知道效益跟做法的專案，老闆真的知道該不該配這麼多資源嗎？你通常會得到的答覆是評估後再說。
要確認能有多少資源可以用，最關鍵的還是盡快釐清相關資訊。
三、不要想著和老闆要標準答案
在專案執行過程中，切記不能抱著要答案的心態來找老闆討論。
你不能期待老闆知道公司的每一件事，很多問題老闆可能會回答他「我不知道」、「這應該是你要告訴我」，如果處處只想尋求標準答案，那老闆會認為為什麼需要花錢請你來。
這種狀況是你在公司內一定會遭遇到的，怎麼辦呢？
你還是得往前走，必須在有限資訊下假設資源可能會到，然後做出幾種沙盤推演，並且提出可能的計畫與風險，然後試著去跟老闆提案，並爭取資源，讓不確定變成確定。
※延伸閱讀：【專案管理常見難題】文章
結論
從這篇文章分享的專案管理技巧中，你會發現專案管理的工作早就融入在你的工作中，不是學不學的問題，而是要多深入，是否要隨時準備好上戰場的問題。
如果你把專案管理當成基本功，你就不會覺得他是什麼高深的學問，而是一門實用的學問，這些學問像是內功，幫你打好根基，而工具與方法論則是招式，有了內功再搭配好的招式，你就是個稱職的專案經理，有了內功（基本能力），但欠缺招式（專案管理工具、流程），那你會事倍功半，你可以做好專案管理，但會比較辛苦；但若你空懂招式，卻沒有內功搭配，那你就會變成一個不稱職的專案經理。
學習專案管理這件事情，是每個人都需要的，專案管理不等於管理，排斥管理的人也不用擔心，但你要做好你的工作，專案管理的內功還是愈紮實愈好。
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