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商業簡報如何製作?了解商業簡報 3 大元素:開場、受眾、模組化

PressPlay Academy 官方頻道
公開
2025/03/10 01:00
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什麼是商業簡報?

商業簡報就是企業對外展示品牌、產品或服務的「名片」。

透過清楚、有吸引力的簡報內容,把企業的價值傳達給客戶或合作夥伴,讓對方快速了解你提供什麼,以及你能幫助他們解決哪些問題。

常見的商業簡報的用途包括:

  • 銷售提案:用來說服潛在客戶購買你的產品或服務。
  • 投資簡報:向投資人介紹你的商業模式,以爭取資金與支持。
  • 公司介紹:在會議或展覽中,快速展現公司的背景與核心價值。
  • 合作洽談:向其他企業或合作夥伴提出共同合作的可能性。

做好一份的商業簡報,不僅能展現企業的專業形象,也直接決定了對方是否願意繼續跟你進一步洽談或合作。


商業簡報 3 大元素:開場、受眾、模組化

開場:要立刻引起受眾的注意力

商業世界裡大家的時間都很寶貴,如果這份商業簡報的第一頁沒有立刻吸引到受眾的注意力,基本上就不會有人往下看了。

你可以透過以下幾種方式,快速吸引受眾的注意力:

  • 直搗痛點法:直接在第一頁就丟出受眾可能正在面對的問題,像是「你是否也遇過這些困難?」
  • 故事引導法:將一個真實成功的案例包裝成故事的開頭,例如「你現在看到的,是一家從零開始,透過我們方案成功的公司……」
  • 數據佐證法:直接用具體數字說服對方,例如「80% 的企業使用這個方案後,業績明顯提升,其中更有企業的業績提升了300%以上!」


受眾:焦點放在受眾,而不是介紹你的公司

很多商業簡報常常會犯一個錯誤,就是一開始就劈頭講自己公司的歷史、規模或成就......

但其實受眾有時候根本不在乎你的「肌肉」有多大,他們更關心的是「你能幫我解決什麼問題?」

所以,先提出受眾的痛點,讓他們感覺到這份簡報是為他們量身打造的。

建立起共鳴後,再慢慢帶入你的產品或服務作為解決方案,會提升商業簡報的成功機率。


模組化:商業簡報其實就是堆積木

如果今天你一次要對 5 家企業,是不是代表要從頭開始製作簡報,然後重複這個過程 5 次呢?

當然不是,其實商業簡報可以拆分成 5 個小積木,也就是 5 個模組,分別是:

  • 背景(Context):告訴受眾為什麼這個議題值得關注?
  • 問題(Problem):受眾正面臨哪些挑戰或困難?
  • 解決方案(Solution):你的產品或服務能如何具體解決這些問題?
  • 證據(Evidence):透過成功案例、數據證明、客戶推薦等方法,建立受眾的信任。
  • 行動呼籲(Call to Action):清楚告知受眾下一步該怎麼做,並提供聯絡資訊。

製作商業簡報的時候,可以微調每一個小積木的內容,最後再組合在一起,就是一份具有說服力的商業簡報啦!


商業簡報秘訣:根據不同受眾需求,調整內容

前面提到每份商業簡報都會需要微調內容,那具體要調整什麼呢?

基本上有兩個思考點可以讓你去調整,分別是「受眾的認知程度」以及「受眾的閱讀情境」兩種:

依據受眾的認知程度,提供適合的內容

要打造有效的商業簡報,你必須先了解受眾目前的認知程度,千萬不能只用一套內容打天下。

美國行銷專家 Eugene Schwartz 提出一套認知階層模型,可以讓你參考:

  • 毫無認知(Unaware):

    受眾根本還不知道自己有什麼問題,因此你的簡報要先教育市場,把重點放在「為什麼這件事很重要」。

  • 問題認知(Pain Aware):

    受眾知道自己面臨某些困難,但還不了解可能的解決方案。你的簡報要清楚點出問題,並且把重點放在「你們提供的解決方案能夠解決這個問題」。

  • 解決方案認知(Solution Aware):

    受眾已經開始尋找或比較不同方案,因此你的簡報重點應該放在「你家產品或服務的獨特性、優點和差異化」。

  • 產品認知(Product Aware):

    受眾已經知道你的產品,但還沒下決定購買。你的簡報要提供更強而有力的證據,例如客戶推薦、成功案例或優惠方案。

  • 高度認知(Most Aware):

    受眾已經高度信任你的品牌,只差最後一步,你的簡報只需明確的提出優惠或 CTA,推動他們快速做決定。


依據受眾的閱讀情境,製作好閱讀的簡報

簡報閱讀情境不同,設計的方式也要跟著調整,你可以製作不同版本的簡報來應付各種場合:

  • 閱讀式簡報:

    適合直接寄送給客戶閱讀,沒有現場講解,因此內容要完整且易懂,避免產生誤解或遺漏。

  • 講者式簡報:

    適合搭配現場口頭說明,內容精簡、以視覺化為主,投影片只呈現關鍵字或重要圖表,細節則留給講者現場發揮。

  • 手機板簡報:

    針對手機或平板等小螢幕裝置進行優化,內容以短句、圖像為主,並提高字體的大小以及可讀性,讓受眾在碎片化時間也能快速吸收內容。


商業簡報視覺設計 2 大技巧

1. 不要讓文字塞滿整張投影片

製作商業簡報時,不要把全部想要講的都丟進投影片。每一張投影片只能傳達一個重要訊息,並盡量減少不必要的內容。

你可以利用「關鍵字+視覺元素」的方式來呈現,例如:

  • 簡短標題,再加上標題圖示
  • 重要的數據搭配圖表或醒目的顏色
  • 最後的結論可以配上圖片

這樣不但能讓簡報看起來更專業,還能幫受眾記住你的重點。


2. 加入視覺元素,提高資訊吸收率

商業簡報可以運用以下技巧,提升簡報的吸引力:

  • 圖表呈現數據:人類對圖片的敏感度比數字還高,因此避免直接放大量的數字或文字,改用圖表或圖示來展現數據,更容易被理解。
  • 品牌色彩運用:使用企業的品牌色,能讓商業簡報看起來更有專業感與一致性,並加深品牌印象。
  • 客戶案例與推薦:加入實際的案例或客戶推薦,更容易建立信任感與說服力。


商業簡報如何收尾?

1. 簡報結束時,明確引導受眾採取行動

商業簡報的最終目的,就是希望受眾採取你期望的下一步行動。

不要假設受眾會主動聯絡你或深入了解你的產品,你應該具體的告訴他們接下來該怎麼做,例如:

  • 「立即預約免費諮詢,讓我們了解你的需求。」
  • 「立刻掃描QR Code,下載產品體驗版。」
  • 「馬上加入我們的官方Line帳號,掌握最新優惠資訊。」
  • 「填寫表單,索取完整產品介紹及報價。」


2. 測試簡報的效果,並且持續優化

沒有一份簡報是一次就能做到完美的。你應該不斷測試和調整,才能找到轉換最好的簡報版本。

具體的做法是:

  • 製作不同版本的測試簡報:嘗試用不同的內容、設計風格,針對不同的受眾來測試效果。
  • 主動收集 feedback:簡報結束後,主動詢問客戶或受眾的意見,觀察他們的反應,判斷哪些內容最受歡迎,哪些地方需要改善。
  • 分析並調整簡報內容:透過受眾的回饋,調整簡報的架構、視覺設計或內容順序,持續優化成效。


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