157
5
17
6D思維─延伸思考寬高深
6D思維─延伸思考寬高深
效率工作-14-應用1-如何化繁爲簡
2020/05/10
4
09:09

如何化繁为简─远离失序失控的工作状态


为什么有效率的人,总是可以很优雅的工作,还能空出时间来思考?

为什么没效率的人,只见他们总是穷忙瞎忙,时间却永远不够用?

大家好,欢迎来到”效率工作的10个思维模型”第十四讲,也是第一个应用范例:如何化繁为简─远离失序失控的工作状态。我是一路陪伴你们学习成长的老男孩陈永隆博士。


进入五个应用案例前,我想先跟大家分享我设计这五个案例前的思路。

因为前面我们教了十个工具,想应用在五个不同的场景或案例,我又期待每个案例都能用到至少四个工具,所以,我先列个矩形表格,将五个案例重点放在左侧第一栏,十个工具名称放在上方第一列。

列完表后,系统化的规划好每个案例要用到哪几个工具后,便可得知,每个工具也至少都有机会各用到两次。接着,才开始进入规划案例与应用场景。

养成用图表思考,并且在执行任何事情前,做到系统的、有逻辑的思路规划,就不会在计划进行到一半后,发现漏了工具应用,或是头重脚轻、前后不一致的情况,造成骑虎难下的窘境。






Why-案例说明

第一个案例,跟职场工作有关。有一个经理人,本季的工作任务繁多,他想避免失序失控,希望找到有系统的方法,将杂多的大小事情都能安排就绪,一步一步、按部就班地逐件完成。


What-工具提示

这时,我们建议可以考虑以下几个工具:

  • 2X2矩阵:将所有工作任务排入紧急-重要矩阵
  • 树状图:依紧急-重要矩阵四象限,设定目标与分工
  • 6W3H :挑出紧急且重要的,分析6W3H
  • 九宫格思考:从6W3H中的How,展开该执行的重点



一張含有 電子用品 的圖片  自動產生的描述




HOW-如何综合应用多个工具

本季共有8件一定要完成的任务,有工作的任务与家庭的要事。其中包括:新产品调查、公司竞争力标竿学习、去香港参加商贸会议、研发创新工作模式变革、新产品测试会议、顾客消费行为分析、答应家人安排一次家庭旅游、回老家陪母亲进行年货采买。


一張含有 標誌 的圖片  自動產生的描述




经过紧急重要矩阵分析,

紧急+重要:一件(竞争力标竿学习)

紧急+不重要:二件(可以考虑委托别人协助)

不紧急+重要:三件(重要不急的事,应该妥善规划)

不紧急+不重要:二件(不急不重要的事,越少越好。但是属于家里的要事,还是需拨出时间处理,不能忘记)



一張含有 標誌, 文字, 建築物 的圖片  自動產生的描述




利用树状图,将本季工作任务,分成两层到三层。首先,依紧急、重要性,分成四大类,放在第一层。紧急+重要,只有一件,是竞争力标竿学习,直接在这个工作项目下方,列出时程、目标、人力需求、预算经费; 紧急+不重要,有两件,下一层可以分成需要自办或可以委托他人协办;不紧急+重要,可以从高度重要和中度重要性来分类,决定投入的资源大小。最后,不紧急+不重要,虽然大多属于家庭的事情,与工作无关,但列入树状图,也是提醒自己,不可以忘记。



一張含有 電子用品 的圖片  自動產生的描述




将前面的最紧急+最重要的任务─竞争力标竿学习,以6W3H进行细项分析。

Why:为什么要标竿学习,为的是站在巨人肩膀上,聪明复制成功者的典范模式

What:要学习什么?主要是学习对企业与员工提升竞争力与学习力有关的技巧

When:计划时程─从2019年3月1日到2019年3月6日

Where:参访地点─北京A公司、杭州B公司

Who:人员─研发部门与企划部门所有主管

Whom:向谁学习─北京A公司、杭州B公司的战略团队

How to:如何进行标竿学习,有没有具体系统的实施步骤?(详见下方的九宫格思考)

How many:多少人参与─我方有五人学习团队,请北京、杭州分公司安排接送人员

How much:主要是差旅费用(交通和食宿预算)



一張含有 文字 的圖片  自動產生的描述




6W3H的How(How to),针对该如何进行,以九宫格分析法,进行细项的思路剖析。之前提过,九宫格若有顺序,则顺时针排列,若无,则发散式思考即可。

步骤1:拆解标竿学习项目

步骤2:收集标竿学习案例

步骤3:资料研读与案例选定(北京A公司、杭州B公司)

步骤4:A公司参访与标竿学习

步骤5:B公司参访与标竿学习

步骤6:完成标竿学习矩阵

步骤7:选择最适合公司的方案

步骤8:科技融入后,提出创新流程


一張含有 文字 的圖片  自動產生的描述




当然,如果你有兴趣,可以进一步将这些步骤再用甘特图将细部时程列出,并且加入查核点,这样可以得到更完整的规划。本案例,我们就不特别使用甘特图,后面案例中,会有两个案例介绍甘特图的使用方式与时机。


HOW GOOD-案例应用成果

本案例,是将看似繁多杂乱的工作任务,先以2X2矩阵将所有工作任务,按紧急-重要矩阵归类;接着,再以树状图,依紧急+重要、紧急+不重要、重要+不紧急、不重要+不紧急四象限,分别设定目标与分工;接着,挑出紧急且重要的,清楚分析其6W3H后,将其中的如何执行(How),再以九宫格思考展开,逐一列出紧急且重要的执行的重点。


未来,如果你有类似的繁杂任务,也可以用这几个工具先来作有系统的简化,接着便可以按部就班来有效执行紧急重要的任务了。

聲音節目
沒有描述
--:--
--:--
1.0x
播放速度
2.0x
1.75x
1.5x
1.25x
1.0x
0.75x
收藏節目
播放清單
沒有播放清單
沒有待播放的清單
返回播放器
接著播放
清除全部
沒有待播放的清單