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6D思維─延伸思考寬高深
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效率工作-13-思維10-強化執行力的甘特圖
2020/05/10
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10:27

强化执行力的甘特图─掌握工作进度和查核点


为什么有效率的人,总是可以很优雅的工作,还能空出时间来思考?

为什么没效率的人,只见他们总是穷忙瞎忙,时间却永远不够用?

大家好,欢迎来到”效率工作的10个思维模型”第十三讲,也是第十个思维模型与工具:强化执行力的甘特图。我是一路陪伴你们学习成长的老男孩陈永隆博士。


WHY-痛点与故事

你很羡慕身边那些行动派的人,说得出,也做得到。偏偏你想的、你说的,等到付诸行动时,总觉得少了一点什么样的临门一脚?所以,你便常常被归类为:只会作白日梦的人,没有执行力的人,或是执行力差的人。

其实,有时候,你是被误解的,因为,你其实已经行动了,也很想让人耳目一新,看见你的行动力。但是,成果不如预期目标,进度也不按心中的期待。想逃离这样的窘境吗?没关系,本单元,教你如何将工作项目和工作时程,用甘特图呈现,让你可以轻松掌握工作进度,并且设立查核点进行提醒与管理。


第十个思维模型与工具:甘特图


我们先来认识【甘特图的思维模型】

当你同时有多项工作或任务要执行,

为了避免时程混乱而进度失控,或是顾此失彼而漏东漏西,

正确使用甘特图,配合适当的查核点,可以让工作进度管理顺利步入正轨。


WHAT-甚么是甘特图

甘特图,这个工具几乎是所有 PDCA、工作规划、项目管理都要学习的时程规划工具。利用甘特图,可以清楚知道每个工作项目彼此之间的时程关联性,并且在甘特图中加入查核点(Ckeck point),可以让项目管控、时程进度更无失误。


甘特图,由四个最基本的元素组成:工作项目、执行时间、各项目的执行时程长短(以水平条形图呈现)、查核点(以三角形呈现,可量化、可客观评估、有具体证据为优先)。



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假设我们现在有几个重要任务,可以逐一列在甘特图的左边区块,接着,甘特图上方第一列,通常就是整个计划的起迄时间。接着,再将左方的每个重要任务的执行时程,依照上方的时间轴,以横式长条图由上往下依序绘制在中间的主要区间。


甘特图与表格陈列法最大的差异是:甘特图可以清楚看见每个任务的执行时程是否重迭?甚至可以紧抓住任务与任务之间的关联性(例如,若任务二结束,才能展开任务三,任务二就绝对不能延误)。


先以XX中学O年O班的班级经营计划为例,这是一个为期一年的计划,从本年的9月到明年的8月,共分为12个月。计划表中有班级文化建立、荣誉奖惩制度建立、班级学习风气养成、班级生活行为规范、亲师沟通与合作,以及同学互助沟通模式等重点计划。从甘特图中可以清楚看出,班级文化建立的时程在今年的9月~11月;荣誉奖惩制度建立必须在10月~11月完成;班级学习风气养成从10月开始,预计执行到明年3月;班级生活行为规范则是从11月执行到明年4月;亲师沟通与合作从明年1月到6月:同学互动沟通模式运行时间最长,是从今年10月,一直持续到明年8月。

甘特图,除了清楚看见每个工作项目的执行时程(起讫时间)外,从另一个面向来看,可以清楚看到9月份,只有一件任务,就是班级文化建立;但到了12月,则可以知道有三件事情─班级学习风气养成、班级生活行为规范,以及同学互助沟通模式,同时在这个月进行中。


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前面提到的班级经营甘特图,是最基本、最简单的甘特图,连四大要素之一的查核点都没有标示。这样的用法并不算犯错,只是没有查核点,对于一个一年期的计划来说,没有设立管控进度的检查点,是我们不建议的甘特图使用方式。


HOW-如何使用甘特图

以录制”效率工作的十个思维模型”的课程计划为例,这是一个为期三个月的计划,从10月初开始规划,预计到年底12月要完成录制并上传。从10月到12月,时间轴我们以星期为单位,三个月可以分成12个星期。计划表中有课程规划、第1集试稿、第2~3集试稿、第4~13集完成、第14~18集完成、线上正式推出等重点计划。从甘特图中可以清楚看出,课程规划在W1~W2要完成;第1集试稿必须在W3~W4完成;第2~3集试稿在W5~W7要完成;第4~13集有一个月的时间,从W8~W11;第14~18集必须在W11后半段开始,W12要完成。然后,预计在12月底如期上线推出。

在这个录制计划的甘特图中,设有三个查核点,分别是:第4周要完成第1集试稿上传;第7周要完成第2~3集试稿上传; 第11周要完成第4~13集试稿上传。有了查核点,团队相关伙伴便可以清楚知道,目前进度是否依计划执行中了。



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再以”新产品研发与运营时程”的计划表为例,这是一个为期十个月的计划,计划起讫时间是1月到10月。主要工作要项有:新产品市场调查,预计运行时间是1月到2月中;紧接着是新技术可行性评估,从2月中到3月底;接下来第三个任务是产品研发与打样,从4月到7月,共4个月。其中,在这中间,也就是5月底,置入一个查核点,确认产品打样是否顺利。产品雏型打样出来后,在尚未完全定案前,同时间,大约从7月到8月,先搜集先导期使用者的回馈与修正意见,以利产品在8月底正式完工。最后,运营计划启动,则是订在9~10月,9月底也再设一个查核点,确保运营计划无误可行。



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从上面两个甘特图可以清楚看到,只要善用甘特图四个最基本的元素:工作项目、执行时间、各项目的执行时程长短(以水平条形图呈现)、查核点(以三角形呈现,可量化、可客观评估、有具体证据为优先),便可以放心藉由时间表与查核点来掌握计划的顺利展开了。


HOW GOOD- 甘特图为你带来的好处

前面提及过,甘特图与表格陈列法最大的差异是:甘特图可以清楚看见每个任务的执行时程之间是否重迭,表格陈述法因为没有横条时间轴的图像呈现,所以无法得知任务时程间的重迭性。有了甘特图,计划中的重点任务,只要事先妥善规划出合理的执行时程,加上关键时间的查核点设定,相信对于需要有高效执行力的计划,或是需要有系统的管控复杂任务与时程精准度的计划,都会有莫大的帮助。


从第4集到第13集,我们已经将效率工作的10个思维模型与工具都介绍完毕。接下来,我们将设计五种工作中常遇到的状况,分成五集,在后续的单元中,教你如何挑选并使用适当的思维工具来一一化解。

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